كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع شركة رسمي بالتفصيل

نشرح لكم كيفية كتابة نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة شركة، مع الحصول على نموذج محضر اجتماع pdf و word جاهز فارغ للتعديل عليه باللغة العربية والإنجليزية، حيث يبحث ألاف الأشخاص يومياً على تلك النوع من الملفات، ورغم سهولة تطبيقها، لكن دائماً ينقصنا الخبرة اللازمة لمعرفة شكل وصيغة نموذج محضر الاجتماع قبل البدء فيه.

محضر اجتماع

محضر الاجتماع، أو محضر جلسة، هو تدوين أخداث اجتماع وكتابة أقوال المجتمعين بداخل الصحيفة، حيث يجب أن يشمل محضر الاجتماع، على توقيت ومكان الاجتماع، وأسماء الحاضرين، وأسباب الاجتماع، والمسائل التي تم مناقشتها خلاله، مع إجابات الحاضرين، والقرارات ونتائج الإجتماع النهائية، مع التوصيات من جانب المحاضرين، ويتم تسجيل بعض محاضر الاجتماعات صوتياً أو بنظام الفيديو، من أجل الإطلاع عليها، ويستخرج مقولات الحاضرين وجميع قراراتهم يقوم كاتب محضر اجتماع بتوزيع نماذج فارغة ليكتب كل شخص حاضر في الاجتماع أسمه، ومنصبه، والشركة التي يعمل بها  مع تدوين التاريخ والساعة ومكان  الاجتماع.

كيفية كتابة محضر اجتماع

تعد كتابة محضر اجتماع، أحد أبرز المهارات المطلوبة في كفاءة الموظف، حيث لا يخلو أي عمل من الاجتماعات الدورية، والتي تتطلب تسجيل أهم النقاط التي يتم مناقشتها، والنتائج التي تم الوصول إليها، وهنا تأتي أهمية محضر الاجتماع، فهو مرجع هام، لا يمكن الاستغناء عنه.

تختلف طريقة وأسلوب كتاية محضر الاجتماع من شخص لآخر، حيث يفضل البعض تدوينه من خلال الحاسب الآلي، أو الهاتف المحمول، والبعض  يفضل استخدام القلم الرصاص لكتابته على ورقة، أو مفكرة ورقية.

-أولاً: قم بتدوين موعد وتاريخ انعقاد محضر الاجتماع في أعلى الصفحة، بتلك الطريقة … (انعقد الاجتماع بتاريخ (..)، الساعة … بمقر الشركة الكائن في (عنوان الشركة).

-ثانياً: قم بكتابة اسماء الحاضرين في الاجتماع، وفي حال كان اجتماع شركة كبيرة، يرجى توزيع ورقة تم تجهيزها مسبقاً لهذا العرض على الحاضرين.

ثالثاً: قد يطلب منك مدير مجلس إدارة الشركة، أن تقوم بقراءات أجندة الاجتماع على الحاضرين، لإجراء أي تعديلات عليها.

رابعاً: يجب عليك إحضار نموذج محضر الاجتماع الأخير، فقد يطلب منك المدير قراءته على الحضور للوقوف على أخر المستجدات.

خامساً: لا تقوم بكتابة وسرد التفاصيل الغير هامة خلال محضر الاجتماع.

سادساً: ضم كل التقارير إلى محضر الاجتماع، وركز في تدوين وكتابة المهام التي يتم التكليف بها.

نموذج محضر اجتماع pdf

قد يفضل البعض الحصول على نموذج محضر اجتماع جاهز، سواء لطباعته واستخدامه كما هو، أو أي أن يتفهم صيغة خطاب المحضر، حتى يقوم بصياغته بشكل احترافي، قبل تنزيل ملف pdf محضر اجتماع جاهز، نتعرف على أهم المعايير والنقاط التي يجب مراعاتها:

• يجب الجلوس بجانب  مدير الاجتماع، حتى يكون الصوت مسموعاً.

• يفضل عمل رسم كروكي لمائدة الاجتماع بأسماء الحضور بترتيب الجلوس حول المائدة حتى  يكون بمقدورك معرفة اسم شخص ما أدلى رأي ما، خلال الاجتماع في وقت لاحق.

• قم بتدوين النقاط في محضر الاجتماع بترتيب مناقشتها، في فقرات منفصلة.

• اكتب الاقتراحات التي تم اقتراحها من جانب الحاضرين، مع تدوين اسماء الخاصة بهم.

• قم بتدوين محضر الاجتماع بصيغة الماضي.

• احذر كتابة رأيك الشخصي في محضر الاجتماع.

• لا تردد في مقاطعة المتحدث لإيضاح نقطة ما.

• ليس معنى إنك المسئول عن كتابة محضر الاجتماع، إنك ممنوع من المشاركة.

• في نهاية محضر الاجتماع  اكتب “كتب بواسطة” واكتب اسمك والتاريخ.

الآن قم بتنزيل ملف PDF اجتماع محضر جاهز من هنا.

نموذج محضر اجتماع Word

في بعض الأحيان عند مناقشة قضية معينة في مجضر اجتماع شركة، يجرى تصويت على بعض النقاط الخلافية بين الحاضرين، عليك تدوين آلية في محضر الاجتماع لكي يمكنك توضيح عدد الاصوات واسمائها، سواء الموافقة أو الرافضة، وما تم الوصول إليه، مع الحصول على كافة المستندات اللازمة من الحاضرين لإرفاقها مع نموذج محضر الاجتماع.